Un vantaggio fondamentale di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) o di gestione delle risorse (AMS) basato su flussi di lavoro è la completa tracciabilità e il controllo su tutti i processi e le risorse digitali. Questi sistemi garantiscono alle aziende una trasparenza totale su chi ha svolto quale attività e quando, contribuendo a migliorare la sicurezza, la coerenza e l’efficienza.
Tracciabilià completa
Ogni azione viene registrata nel sistema PAS, dal caricamento alle modifiche e alle approvazioni. Questi registri (audit trail) forniscono una cronologia completa di tutte le modifiche e le attività relative a un asset. Questo assicura che ogni evento possa essere rintracciato e che le responsabilità siano chiaramente definite.
L'accesso a audit trail completi consente alle aziende di rispettare le normative legali (ad es. i requisiti di protezione dei dati o di conformità), poiché consente di rintracciare in qualsiasi momento chi ha eseguito quale azione.
Esempio: Se un asset viene utilizzato per una campagna di marketing e in seguito sorgono domande sulla versione o sull'approvazione, l'audit trail può essere utilizzato per individuare esattamente chi ha caricato, modificato e approvato l'asset.
Controllo sul processo di approvazione
PAS offre un controllo completo sull'approvazione delle risorse. I team possono vedere esattamente quali risorse sono in quale fase del processo di approvazione e chi deve concedere l'approvazione successiva.
IIl processo di approvazione può essere strutturato in modo che tutti gli asset attraversino fasi di revisione e approvazione predefinite. In questo modo si assicura che vengano utilizzati o pubblicati solo i contenuti revisionati e approvati, garantendo la conformità agli standard del marchio, ai requisiti legali o alle linee guida interne.
Esempio: L'immagine di un prodotto attraversa diverse fasi di approvazione, dal reparto di design all'ufficio legale e al reparto marketing. Grazie al processo di approvazione strutturato, si garantisce che l’immagine abbia ottenuto tutte le autorizzazioni necessarie prima della pubblicazione.
Controllo delle versioni e ripristino
Il sistema PAS basato sul flusso di lavoro consente il versioning automatico delle risorse. Ogni modifica apportata a un asset viene salvata come nuova versione, mentre le versioni precedenti restano disponibili. In questo modo si evita la confusione su quale sia la versione corrente e constente ai team di accedere alle versioni precedenti, se necessario.
Nel caso in cui si verifichino errori nelle versioni più recenti di un asset, i team possono rapidamente ripristinare una versione precedente e continuare il loro lavoro senza perdere dati o sprecare tempo prezioso.
Esempio: Un grafico ha rielaborato un file più volte, ma all fine la prima versione è considerata la migliore. Grazie al controllo di versione, il team può facilmente riprendere questa prima versione senza dover ripartire da capo.
Controllo degli accessi e ruoli degli utenti
Con PAS è possibile definire i diritti di accesso in base ai ruoli degli utenti all'interno dell'azienda. In questo modo, si garantisce che solo le persone autorizzate possano accedere a determinati asset o apportare modifiche. Ad esempio, si può stabilire che solo il dipartimento legale sia autorizzato a modificare o approvare determinati contenuti lagali.
Questa rigorosa suddivisione dei ruoli protegge le informazioni riservate e garantisce che solo le persone autorizzate abbiano accesso ai dati sensibili. Inoltre, riduce il rischio di errori causati da modifiche non autorizzate.
Esempio: Un membro del team di progettazione può caricare e modificare un file, ma non inviarlo ai produttori. L'invio è di competenza del responsabile marketing o legale, che ha un livello di autorizzazione di accesso superiore.
Report e analisi
Il sistema PAS basato su flussi di lavoro offre la possibilità di generare report sullo stato dei progetti, sull'andamento degli asset e sulla produttività dei team. Le aziende possono facilmente identificare quali processi sono bloccati, dove si verificano ritardi e come vengono utilizzati gli asset.
Questi report dettagliati forniscono alle aziende informazioni sull'efficacia dei loro flussi di lavoro, consentendo loro di ottimizzarli in modo mirato. Possono identificare i punti critici e modificare i processi per aumentare ulteriormente l'efficienza.
Esempio: Un'azienda nota tramite i report che le approvazioni nel reparto legale richiedono spesso più tempo del previsto. Grazie a questa approfondimento è possibile modificare il flusso di lavoro per accelerare le approvazioni.
Sicurezza giuridica e conformità alle normative
Nei settori regolamentati, in cui le aziende devono rispettare normative rigorose (ad es. in materia di protezione dei dati o diritto d'autore), PAS offre piena trasparenza nella gestione degli asset. Tutte le modifiche, le approvazioni e gli accessi vengono registrati, consentendo alle aziende di dimostrare la conformità alle normative in caso di audit.
Il processo controllato e documentato garantisce che tutti i contenuti pubblicati siano conformi alle linee guida del marchio e che vengano utilizzate solo risorse approvate e verificate.
Esempio: Una banca deve essere in grado di dimostrare che tutto il materiale di marketing utilizzato è conforme ai requisiti legali. Con PAS, può fornire una prova completa di quale dipartimento ha approvato quali contenuti.
Sintesi della tracciabilità e del controllo
Un sistema di gestione degli asset (AMS) basato su flussi di lavoro come PAS offre piena trasparenza e controllo sull'intero ciclo di vita degli asset digitali. Grazie a audit trail completi, controlli delle versioni, reportistica e controlli di accesso rigorosi, le aziende hanno sempre visibilità su tutti i processi e possono garantire il rispetto di tutte le normative interne ed esterne. Questo porta a una maggiore sicurezza, a decisioni più informate e a un'ottimizzazione dei processi migliore.
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