Un sistema di gestione degli asset digitali (DAM) o di gestione degli asset (AMS) basato sul flusso di lavoro migliora notevolmente la collaborazione all'interno di un'azienda, ottimizzando i processi di comunicazione, il flusso di informazioni e il lavoro di squadra. Di seguito sono elencati i fattori che illustrano in che modo un sistema di questo tipo possa migliorare la collaborazione.
Piattaforma centrale per la collaborazione
Tutti i team e i reparti hanno accesso a una piattaforma centrale in cui sono archiviate tutte le risorse digitali. In questo modo si evita il rischio che più versioni di un asset siano archiviate in luoghi diversi e che i collaboratori lavorino su file obsoleti.
Grazie all'archiviazione centralizzata e all'accesso in tempo reale, i team possono lavorare a un progetto simultaneamente senza dover attendere di ricevere i file o inviarli via e-mail.
Esempio: Un grafico, un content manager e un project manager possono accedere allo stesso asset in tempo reale, commentarlo o inoltrarlo per l'approvazione, senza ritardi causati da tool diversi.
Collaborazione basata su ruoli
Il sistema PAS basato sul flusso di lavoro consente di assegnare le attività in base ai ruoli e alle responsabilità specifiche dei membri del team. In questo modo tutti sanno esattamente quali sono le attività da completare e chi è responsabile di determinate fasi di approvazione o elaborazione.
La chiara distribuzione delle attività e delle responsabilità fa sì che ci sia meno confusione su chi deve prendere una decisione o assumersi un compito. Il sistema indica quali sono i passi successivi da compiere e chi ne è responsabile.
Esempio: Quando un team di marketing crea una nuova campagna, il designer riceve il compito di creare l'asset creativo, il content manager si occupa dei metadati e delle descrizioni e il project manager approva la bozza finale. Ognuno conosce il proprio ruolo e lavora contemporaneamente al progetto.
Comunicazioni e notifiche automatizzate
I flussi di lavoro nel sistema PAS garantiscono che le persone giuste vengano avvisate al momento opportuno, non appena un compito è stato completato o è necessaria un'approvazione. Ciò riduce la necessità di comunicazione manuale e assicura che nessun compito o scadenza venga trascurato.
Invece di gestire lunghe catene di e-mail o coordinarsi in riunioni, i membri del team ricevono solleciti automatici e aggiornamenti sullo stato, che mostrano il progresso di un progetto in tempo reale.
Esempio: Quando un designer ha completato una risorsa, il content manager riceve una notifica automatica per elaborarla. Una volta che il content manager ha completato il suo lavoro, il project manager viene informato per dare l'approvazione finale.
Trasparenza nel flusso di lavoro
Il sistema PAS mostra a tutti i membri del team lo stato attuale di un progetto o di una risorsa. In questo modo tutti i soggetti coinvolti possono vedere in tempo reale in quale fase si trova un asset e chi sta attualmente lavorando su di esso.
Questa trasparenza riduce il rischio di incomprensioni e di errori di comunicazione, in quanto tutti possono vedere l'avanzamento e lo stato attuale di un progetto. Evita che le attività vengano duplicate o trascurate.
Esempio: Se un file viene inviato al dipartimento legale per l'approvazione, tutte le persone coinvolte possono monitorare il progresso in tempo reale e sapere quando riceveranno un feedback.
Migliore collaborazione fra team e reparti
PAS facilita la collaborazione fra diversi reparti, come il marketing, il design, l'IT e l'ufficio legale. Tutti lavorano con gli stessi strumenti e sulla stessa piattaforma, semplificando la comunicazione e migliorando il flusso di informazioni.
I flussi di lavoro possono essere impostati in modo da coinvolgere più reparti e ogni partecipante sa esattamente quale ruolo svolge nel processo. Questo porta a un'atmosfera di lavoro più coesa e produttiva.
Esempio: In una campagna di prodotto, il team di marketing lavora sui contenuti, il team di progettazione crea la grafica, l'ufficio legale controlla i requisiti legali e il reparto IT si occupa dell'implementazione sul sito web. Tutti i team sono perfettamente connessi attraverso il flusso di lavoro.
Gestione coerente delle risorse
Poiché tutti i team accedono alle stesse risorse centralizzate, si evita la duplicazione dei file. Il sistema garantisce che tutti utilizzino le stesse versioni aggiornate delle risorse, riducendo la confusione e gli errori.
Con PAS, i team possono accedere facilmente alle versioni precedenti degli asset e stabilire quale file è la versione attuale e approvata. In questo modo si evita l'utilizzo di contenuti obsoleti.
Esempio: Un'azienda globale può garantire che tutte le sedi utilizzino gli stessi materiali pubblicitari conformi al marchio, evitando così qualsiasi variazione.
Processi di feedback e revisione
Grazie al sistema PAS, i processi di feedback e approvazione possono essere centralizzati e sistematizzati. I team possono lasciare i loro commenti direttamente nel sistema, rendendo così il processo di feedback e approvazione più trasparente e facilmente tracciabile.
Il feedback viene archiviato a livello centrale ed è visibile a tutte le parti coinvolte. Questo evita i malintesi, poiché tutti hanno accedono alle stesse informazioni e possono seguire chiaramente le modifiche.
Esempio: Il responsabile del team può inserire commenti su un design direttamente nel sistema, consentendo al designer di visualizzarli in tempo reale e di apportare modifiche immediate in base ai feedback ricevuti.
Sintesi del potenziamento della collaborazione
Un AMS basato sul flusso di lavoro come PAS facilita la collaborazione ottimizzando la trasparenza, l' attribuzione dei ruoli e la comunicazione. I team possono collaborare in tempo reale, hanno sempre accesso alle risorse più recenti e sono sempre aggiornati grazie alle notifiche automatiche. Questo porta a una collaborazione più fluida e produttiva, prevenendo malintesi e punti critici.
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