L’ottimizzazione dei flussi di lavoro è uno dei principali vantaggi di un sistema di gestione delle risorse digitali (DAM) o di gestione delle risorse (AMS) basato su flussi di lavoro. Grazie ai flussi di lavoro predefiniti, il modo in cui le risorse digitali vengono elaborate, gestite e distribuite viene strutturato e migliorato. Ecco i vari aspetti in cui un sistema basato su flussi di lavoro ottimizza i flussi di lavoro:
Automatizzazione delle attività ricorrenti
I processi di routine come il caricamento, la categorizzazione, l'approvazione e l'archiviazione degli asset digitali vengono eseguiti in modo più rapido ed efficiente grazie ai flussi di lavoro automatizzati. In questo modo si riduce la necessità per gli utenti di eseguire queste operazioni manualmente.
Esempio: Un team di marketing crea un nuovo contenuto grafico. Il flusso di lavoro può essere impostato in modo che venga caricato nel sistema PAS dal reparto progettazione dopo il completamento e inoltrato direttamente al reparto marketing per l'approvazione, senza che sia necessario eseguire questa operazione manualmente.
Processi di approvazione automatizzati
Una parte importante dell'ottimizzazione è l'automazione dei processi di approvazione. In molte organizzazioni, i contenuti o le risorse devono essere approvati da più reparti o persone prima di poter essere pubblicati o utilizzati. I sistemi basati sui flussi di lavoro automatizzano questi processi, inoltrando automaticamente gli asset alle persone responsabili per la revisione e monitorandone lo status. Di conseguenza, le approvazioni vengono ottenute più rapidamente e non ci sono ritardi dovuti a richieste di approvazione dimenticate o ignorate.
Esempio: Un flusso di lavoro può essere configurato in modo da inviare una notifica al responsabile del reparto legale o della compliance dopo il caricamento di un nuovo asset nel sistema AMS PAS, affinché esamini e approvi l'asset prima che venga messo in produzione.
Rispetto uniforme agli standard aziendali
Il sistema PAS basato sul flusso di lavoro assicura che ogni dipendente segua gli stessi processi per creare, gestire e condividere gli asset digitali. Questo si traduce in processi standardizzati che garantiscono la qualità del lavoro e la conformità alle direttive interne.
Questi flussi di lavoro assicurano inoltre che i contenuti siano sempre conformi alle direttive aziendali in materia di design e comunicazione. Le aziende possono garantire che tutti gli asset approvati siano coerenti e conformi agli standard del brand.
Esempio: Ogni qualvolta viene creato un nuovo packaging, viene avviato un flusso di lavoro che gestisce l'asset attraverso fasi di verifica predefinite: revisione del design, controllo della conformità del brand, revisione legale e approvazione finale da parte del reparto marketing.
Evitare nodi critici e ritardi
Nei contesti lavorativi tradizionali, i progetti possono spesso essere ostacolati da nodi critici quando si verificano ritardi nella comunicazione o nell'approvazione dei contenuti. I sistemi basati sul flusso di lavoro ottimizzano questo aspetto inviando notifiche e promemoria automatici ai responsabili.
Questo tipo di automazione riduce al minimo il rischio di errori umani, ccome le approvazioni o le attività dimenticate. Inoltre, il sistema può identificare i nodi critici notificando ai responsabili del progetto le attività bloccate e consentendo loro di risolvere il problema in modo proattivo.
Esempio: Un project manager riceve una notifica quando una persona nel processo di approvazione impiega troppo tempo per dare il proprio consenso. In questo modo, il manager può intervenire tempestivamente e garantire che il progetto rimanga nei tempi previsti.
Ruoli utente multipli e distribuzione delle attività
Il sistema PAS consente di assegnare ruoli e attività a diversi utenti. Definendo le responsabilità, le attività vengono automaticamente inoltrati alle persone o ai team responsabili, a seconda del ruolo e della responsabilità nel flusso di lavoro.
Questo favorisce la collaborazione e previene malintesi, poiché ogni utente sa esattamente quando e quale compito deve svolgere. L'intero processo diventa così più coerente e orientato agli obiettivi.
Esempio: Un flusso di lavoro può essere impostato in modo che un designer carichi un asset, che viene poi assegnato automaticamente al content manager, il quale aggiunge i metadati e inoltra l'asset al marketing manager per l'approvazione.
Gestione efficiente del tempo e delle tempistiche nel flusso di lavoro
I sistemi basati sul flusso di lavoro consentono di integrare le scadenze nel processo. I solleciti e le escalation automatiche assicurano il rispetto delle scadenze e l'assenza di inutili ritardi.
Un sistema può essere configurato in modo da inviare automaticamente avvisi ai partecipanti quando un'attività si avvicina alla scadenza o è stata superata. È inoltre possibile definire protocolli di escalation che attivano azioni specifiche nel caso in cui le scadenze non vengano rispettate.
Esempio: Un flusso di lavoro avvisa automaticamente il team di marketing che un asset deve essere pronto per l'approvazione entro due giorni. Se la scadenza viene superata, il responsabile del team riceve una notifica per intraprendere le azioni necessarie.
Sintesi dell'ottimizzazione dei flussi di lavoro
Ciò contribuisce ad aumentare l'efficienza, la velocità e l'affidabilità, riducendo al minimo errori e ritardi. Allo stesso tempo, viene garantita la conformità agli standard qualitativi e aziendali. Il risultato è un flusso di lavoro ottimizzato, trasparente e collaborativo che migliora l'intero ciclo di vita degli asset digitali.
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