La maggiore efficienza di un sistema di gestione degli asset digitali (DAM) o di un sistema di gestione degli asset (AMS) basato sul flusso di lavoro è un vantaggio cruciale, perché ottimizza l'intero ciclo di vita degli asset digitali. Ciò si ottiene grazie a diverse funzionalità che migliorano in modo significativo la velocità e la precisione dei flussi di lavoro.
Processi automatizzati e accelerati
Le attività ricorrenti come il caricamento, la categorizzazione, la distribuzione e l'archiviazione sono automatizzate. In questo modo i team risparmiano tempo e possono concentrarsi su attività di maggior valore. I dipendenti non devono più ordinare manualmente i file o aggiungere metadati, riducendo così il loro carico di lavoro.
Esempio: Un team di marketing può caricare automaticamente ogni giorno nuovi grafici o immagini nel sistema e aggiungere i metadati corretti. In questo modo si risparmia tempo prezioso e si riducono gli errori causati dall'inserimento manuale.
Amministrazione e accesso centralizzati
Tutti gli asset digitali sono archiviati in un unico luogo e possono essere trovati in pochi secondi grazie a funzioni di ricerca intelligenti. L'aggiunta di metadati rende più facile filtrare i file e recuperarli rapidamente. In questo modo si riduce il tempo che i dipendenti dedicano alla ricerca dei file o alla loro organizzazione in sistemi di file caotici.
Esempio: Un membro del team non deve più perdere tempo a cercare un'immagine specifica per una campagna. Con l'aiuto dei metadati e di un'efficiente funzione di ricerca, la risorsa richiesta può essere trovata immediatamente.
Attività di flusso di lavoro parallele
I team possono lavorare contemporaneamente su diversi aspetti di un progetto senza creare colli di bottiglia. Mentre un asset è in attesa di approvazione in un flusso di lavoro, altri team possono lavorare in parallelo per aggiungere metadati o preparare l'asset successivo.
Più persone possono lavorare sulle risorse contemporaneamente, visualizzare i commenti in tempo reale e rispondere immediatamente ai feedback. Questo migliora il coordinamento all'interno dei team e tra i vari reparti.
Esempio: Mentre il team di progettazione sta ancora lavorando alla revisione finale di un'immagine, il team di marketing può già aggiungere i metadati e le descrizioni rilevanti per la pubblicazione, senza perdere tempo.
Riduzione degli errori con l'automazione
Automatizzando molte attività, si riduce al minimo il rischio di errori che potrebbero derivare dal lavoro manuale, come il mancato aggiornamento di asset importanti. Questo si traduce in un flusso di lavoro più efficiente e preciso.
I sistemi automatizzati assicurano che vengano eseguiti tutti i passaggi e i controlli necessari prima che un asset venga utilizzato o pubblicato. In questo modo si evita che contenuti incompleti o errati passino attraverso il processo di approvazione.
Esempio: È possibile impostare un flusso di lavoro per sottoporre tutti i nuovi contenuti a un controllo di qualità e di conformità al marchio prima di approvarli. In questo modo si garantisce che vengano pubblicati solo i contenuti approvati.
Miglioramento dell'efficienza delle risorse
Automatizzando le attività di routine, i dipendenti possono concentrare il loro tempo e le loro competenze su attività creative e strategiche, aumentando la produttività complessiva.
Il sistema PAS consente alle organizzazioni di utilizzare le risorse digitali in modo efficiente, facilitando il riutilizzo dei contenuti esistenti. In questo modo i team possono accedere ai contenuti esistenti ed evitare di creare ripetutamente da zero.
Esempio: Un team di marketing può accedere a design e contenuti esistenti e adattarli per nuove campagne senza dover creare tutto da zero. Questo si traduce in un risparmio di tempo e di costi.
Reporting e analisi
Con il PAS, le organizzazioni hanno accesso a dati sullo stato delle risorse, sull'efficienza dei processi e sulla produttività dei loro team. Questi report aiutano a identificare i colli di bottiglia e consentono un miglioramento continuo. Questi dati consentono alle aziende di prendere decisioni migliori e di identificare le aree in cui è possibile aumentare l'efficienza.
Esempio: Un'azienda determina che alcuni processi di approvazione richiedono troppo tempo analizzando i report sui flussi di lavoro e può quindi modificare il numero di approvazioni o responsabilità richieste.
Riepilogo dei guadagni di efficienza
I guadagni di efficienza di un sistema AMS basato sul flusso di lavoro come PAS derivano da una combinazione di automazione, accesso centralizzato, riduzione degli errori e migliore collaborazione. Il sistema consente ai team di lavorare più velocemente senza sacrificare la qualità e riducendo le attività amministrative. Questi processi semplificati portano a un aumento della produttività e migliorano la competitività dell'organizzazione.
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